「作ったスプレッドシートを、社内のチームメンバーやブログの読者など、たくさんの人に見てもらいたい！」
「でも、勝手に書き換えられたりしないか心配…」
そんな悩みを持つあなたへ。今回は、スプレッドシートを安全に外部の人に共有する具体的な方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。
この方法を覚えれば、大切なファイルを保護しながら、誰とでも情報を共有できるようになりますよ！
スプレッドシートを安全に公開するための3つのステップ
外部にスプレッドシートを公開する際の最も重要なポイントは、「誰に、どこまでの権限を与えるか」を明確にすることです。以下の3つのステップで、安全に共有を完了させましょう。
ステップ1：共有設定画面を開く
まず、共有したいスプレッドシートのファイルを開き、画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
ステップ2：リンクのアクセス権限を変更する
共有設定のウィンドウが表示されたら、下部にある「一般的なアクセス」の項目を探します。
- 初期設定では「制限付き」になっていますが、このままではあなた以外誰もファイルを見ることができません。
- ドロップダウンメニューをクリックし、「リンクを知っている全員」に変更しましょう。
【ここが重要！】 この設定にすることで、URLを知っている人なら誰でもファイルを見られるようになります。
ステップ3：役割を「閲覧者」に設定する
「リンクを知っている全員」の右隣にあるドロップダウンメニューが、アクセス権限を決定する部分です。
- ここが「閲覧者」に設定されていることを必ず確認してください。
- もし「編集者」や「コメント可」になっていると、誰でもファイルの内容を直接書き換えたり、コメントを付けたりできてしまいます。
- 「閲覧者」に設定することで、誰もがファイルの中身を見ることはできるけれど、元のファイルを変更することはできない安全な状態になります。
最後に：共有リンクをコピーする
すべての設定が完了したら、ウィンドウ下部にある「リンクをコピー」ボタンをクリックするだけです。これで、安全に外部公開できるURLがあなたのクリップボードにコピーされました。
このURLをメールやSNS、ブログなどに貼り付けて、共有しましょう！
Q&A：よくある質問に答えます！
- Q. 共有された人は、ファイルを自由に書き換えられますか？
- A. いいえ、あなたが「閲覧者」に設定していれば、元のファイルを直接変更することはできません。もし自由に編集したい場合は、その人が「ファイル」メニューから「コピーを作成」して、自分だけのファイルを新しく作ってもらうことになります。
- Q. 特定の人にだけ編集権限を与えたい場合は？
- A. 共有設定の画面上部にある「ユーザーやグループを追加」という欄に、その人のメールアドレスを入力することで、個別に権限を付与することができます。
これで、スプレッドシートの外部共有もバッチリですね！
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